[백석인들을 위한 Tip] 교수님께 이메일 보낼 때 주의할 점
안녕하세요! 백석대학교를 노크(knock)하는 이야기를 담는 기자단, 백녹담입니다. 대학 생활 중 교수님과의 소통은 오프라인뿐만 아니라 이메일과 같은 온라인 커뮤니케이션 수간을 통해 이루어지는 경우가 많습니다. 특히나 수업 관련 질문, 과제 제출, 자료 요청 등 다양한 이유로 교수님께 이메일을 보내야 하는 상황이 자주 발생하지만 공적인 이메일 작성에 익숙하지 않은 많은 대학생들이 실수를 하거나 무례하게 느껴질 수 있는 표현을 종종 사용하는 경우가 있습니다. 이번 카드뉴스를 통해 교수님께 이메일을 보낼 때 반드시 주의해야 할 6가지의 사항을 함께 살펴보면 좋겠습니다.
첫 번째는 이메일의 제목을 명확하게 작성해야 한다는 것입니다. 교수님은 여러 수업을 담당하며 수많은 학생들과 소통하기에 제목만 보고도 메일의 내용을 파악할 수 있어야 합니다. 이메일의 제목에는 과목명과 용건을 간단하게 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 ‘호텔객실운영실무 과제 관련 문의 – 김백석’과 같이 작성하면 메일을 열기 전에 무슨 수업의 어떤 내용인지 명확하게 알 수 있습니다. 반면으로 ‘교수님 ㅜㅜ 질문 있어요 ㅜㅜ’와 같은 모호한 제목은 쓰지 않는 것이 좋습니다.
두 번째는 인사말과 자기소개는 기본적인 예의라는 점입니다. 교수님은 모든 학생의 이름과 얼굴을 기억하는 것이 어렵기 때문에 메일의 서두에 자신의 소속 학과, 학년, 이룸, 그리고 수강 중인 과목을 작성해야 합니다. 예를 들어 ‘안녕하십니까 교수님, 백석대학교 항공서비스학과 3학년 김백석입니다. 이번 학기 항공객실업무론 수업을 수강하고 있습니다.’와 같은 문장으로 메일의 내용을 시작하는 것이 바람직하다고 할 수 있습니다.
세 번째는 용건은 간결하고 핵심적으로 전달해야 한다는 점입니다. 이메일은 길고 번거로운 설명보다는 핵심 내용을 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 교수님의 시간은 제한적이기 때문에 불필요한 배경 설명을 작성하기 보다는 구체적인 질문이나 요청을 중심으로 적는 것이 효율적이라고 할 수 있습니다. 예를 들어 ‘5주차 강의자료가 업로드되지 않은 것 같아 연락드렸습니다. 혹시 일정이 변경되었는건지 알 수 있는지 궁금합니다.’와 같은 문장이 적절합니다.
네 번째는 공손하고 정중한 말투를 사용해야 한다는 점입니다. 아무리 가까운 교수님이라고 이메일에서는 공식적인 표현을 사용하는 것이 기본이라고 할 수 있습니다. “올려주세요ㅜㅜ”나 “왜 아직 확인 안 해주셨나요?”와 같은 감정적인 표현이나 반말, 이모티콘 사용은 예의에 어긋나는 문장이며 대신 “확인 부탁드립니다”, “답변 주시면 감사하겠습니다.”, “죄송하지만 여쭤보고 싶습니다.” 등 같은 정중한 표현을 사용하는 것이 좋습니다.
다섯 번째는 맞춤법과 문장 부호에 유의해야 한다는 점입니다. 이메일은 문서로 남는 공식적인 커뮤니케이션 수단이기 때문에 성의 없이 작성된 문장은 상대방에게 부정적인 인상을 줄 수 있으며 신뢰도가 떨어질 수 있습니다. 메일 작성 후에는 항상 꼭 다시 한 번 읽어보고 맞춤법 검사기를 사용하거나 스스로 재검토하여 오류를 최소화해야 합니다. 좋은 예시로는 “수업 자료가 업로드되지 않았는데 혹시 한 번만 확인해 주실 수 있으신가요”, 나쁜 예시로는 “교수님 수업자료 언제 올려주세여??”가 있습니다.
여섯 번째는 이메일의 마무리에는 감사 인사와 이름을 작성하는 것입니다. 마무리까지 역시 신경을 써야 하며 감사 인사와 함께 자신의 이름을 다시 한 번 밝혀 상대방에 대한 예의를 표현해야 합니다. 예를 들어 “읽어주셔서 감사합니다.”, “좋은 하루 보내세요”, “김백석 드림” 등과 같은 표현이 있습니다.
위의 내용을 요약하자면 다음과 같습니다. 교수님께 이메일을 보낼 때는 기본적인 예절과 형식을 갖추는 것이 매우 중요하기에 먼저 이메일 제목은 수업명과 용건을 포함하여 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 이는 교수님이 메일의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 도움을 줍니다. 다음으로는 메일 서두에는 반드시 자기소개를 포함하며 소속 학과와 학년, 수강 중인 과목명, 그리고 본인의 이름을 밝히는 것은 기본이라고 할 수 있습니다. 이메일의 본문에서는 용건을 구체적이고 간결하게 전달해야 하므로 장황한 설명보다는 핵심적인 내용을 위주로 작서하는 것이 효율적이며 이메일의 전반에 걸쳐 말투는 항상 정중하고 공식적인 표현을 사용하는 것이 바람직합니다. 작성이 끝난 이메일은 반드시 맞춤법과 문장 부호를 꼼꼼히 검토하여 오타가 없도록 해야 하며 이메일의 끝에는 간단한 감사 인사화 함께 자신의 이름을 다시 한 번 작성하며 예의 있게 마무리하는 것이 좋습니다.
지금까지 교수님께 이메일을 보낼 때 주의해야 하는 6가지의 사항에 대해 알아보았습니다. 형식을 갖춘 공손한 이메일은 교수님과의 원활한 소통을 가능하게 하고 학생으로서의 책임감과 성숙함을 보여줄 수 있는 중요한 수단이라고 할 수 있습니다. 본 기사를 통해서 이메일 작성 방법에 대해 반드시 숙지하시고 실천하시면 좋을 거 같습니다. 지금까지 읽어주셔서 감사드리고 다음 기사도 많은 관심 부탁드리며 이번 기사를 마치겠습니다.
유튜브 | 백석대학교 입학관리처
인스타그램 | @baekseok_univ
블로그 | https://blog.naver.com/buipsi0800
카카오톡 | 플러스친구 백석대학교 입학관리처 (평일 9시부터 18시까지 실시간 답변)